Calendario SOGo – interfaccia web


Sogo dispone di un interfaccia web dalla quale è possibile gestire il proprio account e i propri calendari. Qui di seguito viene mostrato come eseguire le principali azioni col proprio account.

Accesso

L’ accesso all’ interfaccia web del servizio di calendario INFN avviene tramite l’URL :  “calendar“.

Le credenziali di accesso sono le stesse credenziali usate dagli utenti INFN per accedere ai servizi (credenziali AAI), in quanto il servizio è collegato al sistema di autenticazione nazionale.

login_1

Prima di entrare è possibile definire la lingua da utilizzare. Per farlo si deve portare il mouse su “Choose” e cliccare.

login_2

Si aprirà un menù a tenda dal quale si può scegliere la lingue desiderata. In questo caso viene scelto “Italiano”

login_3

Per entrare ora si deve portare il mouse sul tasto “CONNECT“.

login_4

Una volta effettuato il primo login l’interfaccia che viene mostrata è la seguente :

login_5

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Configurazione del profilo

Per accedere alla configurazione del profilo utente ed alle impostazioni di base si deve cliccare il link a forma di ingranaggio in alto a sinistra; a questo punto si viene reindirizzati nella pagina seguente:

login_5

Le impostazioni di base sono raggruppate su tre categorie: Generale, Calendario e Rubrica.

Dalla tab “Generale”, aperta di default, si accede al setup dei profili generali come ad esempio il modulo da caricare di default all’ accesso (possibili valori Calendar, Rubrica, L’ultimo usato) oppure i settaggi di lingua e di data/ora od infine la frequenza di aggiornamento delle pagine e delle viste dei calendari.

Si possono utilizzare differenti impostazioni di aggiornamento, tra queste “manuale”,“ogni minuto” oppure “ogni 5 minuti”.

Accedendo invece alla voce “Calendario” alla propria destra viene caricata una pagina (una di 3 tab) con le impostazioni di default per il calendario. Alla voce Generale si impostano i livelli di visibilità (by default “Pubblico”) per eventi e task/attività .

login_5

Inoltre si può impostare a livello globale il comportamento dei promemoria facendo si che venga inviato (via sms o mail) un messaggio secondo determinate policy; ad esempio una mail 15 minuti prima di ogni evento (nell’ immagine non sono settati promemoria).

Per salvare i settaggi effettuati si utilizza l’icona tonda verde in alto a destra (con la forma di dischetto).
Nelle tab Inviti infine c’è un flag che impedisce ad altri utenti di invitarti a partecipare ad eventi che non siano nel calendario personale. Questo flag è abbastanza restrittivo e consiglierei di tenerlo NON flaggato.

Per tornare alla visualizzazione dei calendari è necessario cliccare sull’ icona in alto a destra relativa al calendario.

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Aggiungere un evento

Dopo aver effettuato il login è possibile aggiungere un evento al calendario. Per farlo occorre portare il mouse sul simbolo del calendario, posto in fondo alla pagina, come in figura.

iniziare un nuovo evento

Ora si aprirà il form per la creazione dell’evento. La prima cosa da inserire è il titolo dell’evento. Per farlo si deve portare il mouse sul campo “titolo” testa al form.

form nuovo evento

Si può passare ora alla definizione di alcuni attributi dell’evento. Il primo è definire a quale “calendario” appartiene. Cliccando sulla voce “calendario” si aprirà un menù a scomparsa con tutti i calendari disponibili. Nell’esempio è stato selezionato il calendario personale ma è possibile aggiungere eventi anche ai calendari che condividiamo.

Personal calendar

È possibile allegare un link all’evento che si sta creando cliccando sulla voce “allega“.

allegare 1

Ora è possibile inserire il link nel campo selezionato come nella seguente immagine.

allegare 2

Nella seconda sezione del form viene chiesto di inserire data e orario di inizio e fine dell’evento: sotto “Da” si deve scegliere la data di inizio mentre sotto “A” quella di fine. Sotto ognuna delle due voci sono presenti due campi il primo, con il simbolo del calendario, è quello dove inserire la data mentre nel secondo, con il simbolo di un orologio, va inserito l’orario. Cliccando su questi campi appariranno due menù dai quali sarà possibile selezionare i valori desiderati per il giorno e per l’ora. Nell’immagine che segue viene mostrato come inserire la data di inizio.

inserire data evento

Il menù dal quale selezionare l’ora è separato in tre parti: la prima sono indicate le ore, nel formato 0-24, nel secondo i minuti, in intervalli di 5, mentre nel terzo c’è un unico pulsante da cliccare una volta deciso l’orario.

inserire data evento

La sezione successiva del form “Ripeti” permette di definire la cadenza dell’evento.

ripetizione 1

Se si clicca sul campo sottostante al nome della sezione si aprirà un menù a tendina dal quale è possibile definire la cadenza dell’evento, come mostrato nell’immagine successiva.

ripetizione 2

Ora è sufficiente cliccare su salva e l’evento verrà creato.

salva

E’ possibile impostare per l’evento anche un promemoria, che può attivare una segnalazione con un pop up nel dispositivo utilizzato dall’utente (con avviso acustico) oppure l’invio di una e-mail. Nell’infrastruttura INFN non e’ previsto l’ invio di un SMS.
Il setup del promemoria viene fatto nella parte di modifica dell’evento.

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Creare un calendario personale

Per creare un primo calendario personale diverso da quello di default (che non è rimovibile, ma solo rinominabile) bisogna utilizzare l’icona “+” del menù a sinistra sotto la voce “Calendari”. A questo punto è possibile scegliere un nome (nell’ esempio “CalendarioCondiviso”) per il nuovo calendario.

salva

Infine è possibile agire su diversi aspetti del calendario, come mostrato in figura, tra cui i link al calendario (CalDav, WebDav e file *.ics).

salva


Poprietà del calendario
La voce “Proprietà” apre un menù in sovraimpressione con le seguenti voci.

proprietà

proprietà

 

 

 

In figura è mostrata la configurazione consigliata.
Di seguito la spiegazione della voci.

Includi nel tempo libero-occupato : gli eventi in calendario andranno a modificare (a meno di un flag sull’ evento) lo stato di libero oppure occupato visibile ad esempio ad un collega quando questi cercherà di invitarvi ad un evento.
Mostra Allarmi :  rende visibili su interfaccia eventuali promemoria impostati per gli eventi del calendario.
Sincronizza : consente la modifica del proprio calendario da tool remoti/Desktop come iCal, Thunderbird e Outlook. Se questo flag non viene impostato il calendario importato in tali software sarà trattato in sola visualizzazione e quindi come read-only.
Ricevi mail * : sono le condizioni di notifica dei cambi dello stato del calendario. E’ possibile veicolare anche la notifica verso un altro utente SOGo qualora fosse il proprietario ad effettuare le modifiche.

 

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Condivisione del calendario
I link con cui il calendario può essere condiviso fuori dalla piattaforma SOGo sono 6 divisi su 2 categorie di accesso (PUBBLICO / AUTENTICATO) e 3 tipologie di link (url CalDAV, WebDAV ICS e WebDAV xml )

link cal

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Sottoscrizione del calendario di un utente

Per sottoscrivere un calendario occorre, dalla propria pagina personale, cliccare sull’icona “+” come mostrato nella figura successiva.

salva

Nella finestra che compare si deve inserire il nome del proprietario del calendario al quale sottoscrivere
windows

una volta inserito il nome comparirà una lista di utenti come in figura

lista

Una volta cliccato sul pulsante “SOTTOSCRIVI” relativo all’utente desiderato si avrà accesso al calendario.

calendario sottoscritto
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Calendario SOGo – configurazione client


Il servizio “calendario” si può utilizzare anche tramite diversi client. Qui di seguito viene esposto come configurare il servizio su diversi programmi per desktop e dispositivi mobili.

Desktop :

Thunderbird

Per poter visualizzare il calendario occorre installare il frontend (Sogo connector) disponibile sul sito di sogo a questo link.

download_addon

Il primo elemento da scaricare e installare è lightning. Per poterlo installare come prima cosa si deve aprire dal menù di firefox la voce componenti aggiuntivi. Si aprirà una nuova tab come nell’immagine.

caricare_addon

Una volta cliccato sugli strumenti, come nell’immagine sopra, si aprirà una finestra dalla quale si dovrà selezionare il plugin da installare, nel nostro caso lightning nella versione scaricata precedentemente.

selezionare_addon

Una volta selezionato il plugin si deve portare il mouse su aprie cliccare

aprire_addon

Successivamente verrà richiesta la conferma dell’installazione come mostrato in figura

installare_addon

Per attivare l’add-on occorre ora riavviare il thunderbird

riavviare firefox

Per installare gli altri due componenti, SoGo connector e SoGo integrator, si deve procedere nella stessa maniera. Dopo averli installati, all’avvio del programma ci verranno richieste le credenziali di accesso di SoGo. Una volta completato tutto il procedimento dovremo vedere il calendario SoGo alla destra delle mail.

procedimento completo

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Importare un calendario

Per importare un calendario si devono avere a disposizione delle credenziali utente e l’URL CalDAV di un nostro calendario su SOGo o di un calendario sottoscritto.

A questo punto si deve aprire la voce “Eventi e Attivià” e cercare “Calendario” dal menu dell’applicazione che vi porterà su una nuova pagina di gestione dei calendari.

Con il tasto destro si apre il menù dal quale si raggiunge la voce “Nuovo Calendario” che consente di impostare tutte le proprietà del calendario ed utilizzare il link CalDAV.

Se il tipo di accesso è soggetto ad autenticazione (dipende dal link utilizzato) allora subito dopo la configurazione iniziale andranno passate all’apposita form i dati per l’autenticazione remota.

nuovo calendario

inserimenti percorso calendario

nome calendario

fine

Una volta inseriti tutti i parametri e i dati di autenticazione sarà possibile vedere tutti gli eventi, secondo policy di visibilità, del calendario importato. Eventuali modifiche agli eventi, ove concesso dalle policy, possono essere apportate con un doppio click sull’evento oppure per trascinamento nel caso dello spostamento di un evento da una data all’altra. E’ anche possibile cambiare la visualizzazione del calendario secondo necessità.

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Outlook

Il primo passo per configurare Outlook per dialogare con il modulo Open Exchange di SOGo è quello di aggiungere un nuovo account. Dal menù “File” presente sotto le impostazioni di Account selezionare la voce “Aggiungi Account” e successivamente selezionare la configurazione “Manuale” come nelle due figure a seguire.

add account
add account config

A questo punto occorre selezionare il tipo di servizio. In questo caso è Exchange ActiveSync

services

Nell’immagine successiva sono mostrati i campi che vanno completati con i dati di connessione; ovvero Nome del calendario , server Exchange (Calendar.infn.it) e le credenziali e mail registrate sull’utente SOGo (le stesse lato web).

server

Dopo aver cliccato “Avanti” vengono controllate le informazioni inserite.

check

A questo punto spostandosi nella visualizzazione “Calendario” (angolo in basso a sinistra) si potranno vedere tutti i calendari collegati all’account SOGo utilizzato per la configurazione.

Nella figura sottostante si vede il calendario locale di Outlook, il calendario base dell’ utente SOGo e un primo calendario che era stato sottoscritto dall’ utente (col nome di CalendarioCondiviso)

fine

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Calendario SOGo – manuale di utilizzo

Il manuale in pdf disponibile è stato realizzato da Claudio Galli e vuole essere di supporto alla configurazione del calendario (calendar.infn.it – SOGo) nella gestione delle policy di visibilità ed accesso.

manuale calendar.infn.it